Polityka prywatności

Polityka Prywatności – ROBOT RUN

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego www.robotrun.pl, w szczególności uczestników zawodów ROBOT RUN, osób zgłaszających roboty, operatorów, członków zespołów oraz osób kontaktujących się z Organizatorem.

Administratorem danych osobowych jest PB TEAM Sp. z o.o.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

PB TEAM Sp. z o.o.
ul. Podole 60
30-394 Kraków
KRS: 0000545405
NIP: 6762484488
REGON: 360707210

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: festival@sciencefilmfestival.pl

3. Zakres przetwarzanych danych

W związku z korzystaniem z serwisu oraz udziałem w ROBOT RUN Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko osoby zgłaszającej,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwę firmy, uczelni, szkoły, instytucji, organizacji lub zespołu,
• informacje dotyczące zgłoszonego robota i wybranej konkurencji,
• dane operatorów lub członków zespołu, jeżeli są niezbędne do organizacji zawodów,
• treść korespondencji prowadzonej z Organizatorem,
• wizerunek uczestników utrwalony podczas wydarzenia, jeżeli jego przetwarzanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami,
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz pliki cookies.

Administrator przetwarza wyłącznie dane niezbędne do realizacji określonych celów.

4. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

• przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń do ROBOT RUN,
• organizacji i przeprowadzenia zawodów,
• kontaktu z uczestnikami, operatorami i zespołami,
• przekazywania informacji organizacyjnych i technicznych dotyczących zawodów,
• prowadzenia listy uczestników, robotów i reprezentowanych zespołów lub organizacji,
• przygotowania wyników zawodów, klasyfikacji, certyfikatów i dyplomów,
• zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego przebiegu wydarzenia,
• dokumentowania ROBOT RUN w formie fotograficznej i filmowej,
• prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych związanych z ROBOT RUN,
• publikacji informacji dotyczących robotów, zespołów oraz wyników zawodów na stronie internetowej, w mediach społecznościowych oraz materiałach informacyjnych,
• obsługi zapytań przesyłanych za pośrednictwem strony internetowej lub poczty elektronicznej,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.

5. Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby zgłaszającej oraz organizacji jej udziału w ROBOT RUN,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w szczególności organizacji wydarzenia, zapewnienia bezpieczeństwa, prowadzenia komunikacji, dokumentowania wydarzenia oraz ustalenia lub obrony przed roszczeniami,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jeżeli przetwarzanie danych jest konieczne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda, może ona zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

6. Publikacja informacji o uczestnikach i robotach

W związku z udziałem w ROBOT RUN mogą być publikowane informacje dotyczące zgłoszonych robotów i reprezentowanych zespołów, firm, uczelni, szkół, instytucji lub organizacji.

Informacje te mogą być publikowane w szczególności:

• na oficjalnej stronie www.robotrun.pl,
• na liście robotów i zespołów,
• w wynikach zawodów,
• w materiałach informacyjnych i promocyjnych,
• w mediach społecznościowych ROBOT RUN,
• w materiałach fotograficznych i filmowych dotyczących wydarzenia.

Zakres publikowanych danych będzie ograniczony do informacji związanych z udziałem w wydarzeniu.

7. Zdjęcia i materiały filmowe

Podczas ROBOT RUN mogą być wykonywane zdjęcia oraz nagrania filmowe dokumentujące przebieg wydarzenia.

Materiały te mogą być wykorzystywane do celów informacyjnych, dokumentacyjnych i promocyjnych związanych z ROBOT RUN, w tym publikowane na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, materiałach prasowych oraz materiałach dotyczących kolejnych edycji wydarzenia.

Wykorzystanie wizerunku osób fizycznych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

8. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w organizacji ROBOT RUN, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych zadań.

Mogą to być w szczególności:

• dostawcy usług hostingowych i informatycznych,
• dostawcy poczty elektronicznej i systemów obsługujących formularze,
• podmioty świadczące usługi techniczne i organizacyjne,
• współorganizatorzy i partnerzy wydarzenia – w zakresie niezbędnym do organizacji ROBOT RUN,
• podmioty obsługujące stronę internetową oraz media społecznościowe,
• fotografowie, operatorzy filmowi i podmioty przygotowujące materiały z wydarzenia,
• uprawnione organy publiczne – jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane osobom trzecim w celach niezwiązanych z organizacją lub promocją ROBOT RUN.

9. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Dane związane z organizacją i udziałem w ROBOT RUN mogą być przechowywane również po zakończeniu wydarzenia przez okres niezbędny do:

• rozliczenia wydarzenia,
• spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• prowadzenia dokumentacji i archiwum wydarzenia.

Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje – w przypadkach przewidzianych przepisami RODO – prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: festival@sciencefilmfestival.pl

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne.

Podanie danych oznaczonych jako wymagane w formularzu zgłoszeniowym jest jednak niezbędne do dokonania zgłoszenia robota i udziału w ROBOT RUN.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić przyjęcie lub prawidłową obsługę zgłoszenia.

12. Pliki cookies

Serwis www.robotrun.pl może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej,
• zapamiętywania ustawień użytkownika,
• zapewnienia bezpieczeństwa serwisu,
• prowadzenia statystyk dotyczących korzystania ze strony – jeżeli odpowiednie narzędzia analityczne są wykorzystywane.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej oraz – jeżeli serwis wykorzystuje odpowiedni mechanizm – poprzez panel zarządzania zgodami na pliki cookies.

Ograniczenie stosowania niektórych plików cookies może wpłynąć na działanie wybranych funkcji strony.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do wykonywania powierzonych im zadań.

14. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu funkcjonowania serwisu lub zasad organizacji ROBOT RUN.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie www.robotrun.pl.

Data ostatniej aktualizacji: 19 sierpnia 2026 r.